Guía para Editores/as

Guía para editores/as 

 

Revista Española de Nutrición Humana y Dietética (Spanish Journal of Human Nutrition and Dietetics)

 



GUÍA EN FORMATO PDF

 

La REVISTA ESPAÑOLA DE NUTRICIÓN HUMANA Y DIETÉTICA (www.renhyd.org) es la revista científica de la Academia Española Nutrición y Dietética (la Academia). Tiene como objetivo fundamental ser la revista líder en el campo de la nutrición humana y la dietética. Publica artículos científicos que han sido revisados de forma anónima por expertos en el tema. La revista, de periodicidad trimestral, publica artículos de investigación y de revisión en nutrición clínica y hospitalaria; dietética aplicada y dietoterapia; nutrición comunitaria y salud pública; nutrición básica y aplicada; educación alimentaria y sanitaria; restauración colectiva, social y comercial; tecnología culinaria y gastronomía; bromatología; toxicología y seguridad alimentaria; cultura alimentaria; psicología, sociología y antropología de la alimentación; cooperación humanitaria; y, en definitiva, todas las áreas de la nutrición humana y la dietética.

La REVISTA ESPAÑOLA DE NUTRICIÓN HUMANA Y DIETÉTICA se adhiere a los “Requisitos de uniformidad para manuscritos presentados para la publicación en revistas biomédicas” elaborados por el Comité Internacional de Editores de Revistas Médicas (http://www.icmje.org), por lo que los manuscritos deben elaborarse siguiendo sus recomendaciones.

 

Tabla de contenido

1. Ser editor/a de RENHYD, implicaciones y obligaciones

1.1. Visión editorial y objetivos para los/las editores/as

1.2. Funciones de los/las editores/as

1.3. Conflictos de interés

1.4. Confidencialidad

1.5. Revisando un artículo que ya revisó para otra revista

2. Gestión de artículos a través de la plataform

2.1. Acceso a la plataforma

2.2. Menú de la revista

2.3. Sección “En revisión” dentro del apartado Editor/a > Envíos

2.4. Sección de revisión dentro de cada artículo

2.4.1. Apartado de envío

2.4.2. Apartado de evaluación por pares

2.4.3. Apartado de decisión editorial

3. Esquema del proceso editorial para un editor/a asociado

4. Errores más frecuentes que se encuentra el editor de edición sobre los manuscritos

 

 

1. Ser editor/a de RENHYD, implicaciones y obligaciones

1.1. Visión editorial y objetivos para los/las editores/as

A pesar de que tradicionalmente la evaluación por pares haya sido realizada estrictamente como método de evaluación, para el Comité Editorial de la Revista Española de Nutrición Humana y Dietética, la revisión por pares se plantea además como una oportunidad de discusión para ayudar a los autores a mejorar sus trabajos.

Es el objetivo de editores/as de la revista, ayudar a que el manuscrito obtenga el informe de la revisión de 2 expertos/as externos, emitiendo recomendaciones de mejora, así como un veredicto de aceptación o rechazo del artículo.

Más información sobre la política de revisión por pares de la revista en: http://www.renhyd.org/index.php/renhyd/pages/view/policy#revpares 


1.2. Funciones de los/las editores/as

  • Asignar el trabajo a 2 revisores/as externos y conseguir que acepten.
  • Recoger las sugerencias de mejora de los/las revisores/as, evaluar si proceden o no, y ofrecerlas a los/las autores/as de una forma amigable y pedagógica.
  • Conseguir que el artículo obtenga una primera decisión antes de 2 meses desde su recepción.
  • Conseguir que el artículo tenga una decisión final antes de los 6 meses desde su recepción


1.3. Conflictos de interés 

Según las políticas editoriales de la revista, el Comité Editorial de la REVISTA ESPAÑOLA DE NUTRICIÓN HUMANA Y DIETÉTICA debe declarar anualmente sus potenciales conflictos de interés para con la temática de la revista. Si dichos conflictos tienen relación con el tema tratado en un artículo, dichos editores/as no deberán aceptar la gestión del artículo. En cada artículo se mencionará qué editor/es/as han gestionado cada artículo.

Las razones comunes para rechazar formar parte de la revisión por pares pueden incluir pero no se limitan a: trabajar en la misma institución que un autor/a, colaborar actualmente o recientemente con un autor/a, haber publicado con un autor/a durante los últimos 5 años, haber compartido becas con un autor, tener relación personal con un autor/a (es decir, amigo, conyugue, familiar, mentor).

Para más información: http://www.renhyd.org/index.php/renhyd/pages/view/policy#cois 


1.4. Confidencialidad 

Los/as editores/as deben tratar todos los manuscritos enviados con estricta confidencialidad y no deben compartir información sobre los envíos con terceros a menos que se haya acordado previamente con el/la editora jefe.

La correspondencia como parte del proceso de revisión también debe ser tratada confidencialmente por todas las partes, y debe realizarse desde dentro del sistema editorial para que quede debidamente registrado.

Se espera que los/as editores/as no hagan uso indebido de ningún material ni aprovechen la información que obtengan a través del proceso editorial para su propio beneficio antes de la publicación del artículo final.


1.5. Revisando un artículo que ya revisó para otra revista 

No es común pero puede pasar. Si se le invita a ser editor de un manuscrito que ya revisó para otra revista, considere el manuscrito como una nueva presentación, teniendo en cuenta que: (a) puede haber sido revisado desde la última vez que lo evaluó, y (b) que los criterios de RENHyD para la publicación de artículos pueden diferir de los de la otra revista.

Al enviar el informe de revisión, ponga en aviso al editor/a jefe que puede pedirle que proporcione su opinión original. Antes de hacerlo, obtenga el permiso de la anterior revista.


2. Gestión de artículos a través de la plataform

2.1. Acceso a la plataforma

Los/as editores/as tienen dos opciones para entrar en la plataforma: 

http://www.renhyd.org/ 


1) En la barra del menú, aparece la opción “INICIAR SESIÓN”

 

2) En los recuadros de la derecha aparece un apartado donde pone Usuario/a


En ambos casos, se solicita el nombre de usuario/a y la contraseña.


2.2. Menú de la revista

Antes de acceder a la parte restringida de la revista para poder gestionar manuscritos, es importante que los/as editores/as conozcan las políticas de la revista, la guía para autores/as, la guía para revisores/as, el avance online y el listado de números previos. 

En la sección “Acerca de la revista” (http://renhyd.org/index.php/renhyd/about), podemos encontrar todos los documentos referentes a la composición del equipo editorial, las políticas que se siguen en la revista, envíos y otras cuestiones que pueden ser de interés. Recomendamos encarecidamente que especialmente los/as nuevos/as editores/as lean toda esta información.




La guía para autores (http://renhyd.org/index.php/renhyd/pages/view/norm) puede ser consultada a través de varios accesos:

  1. A través de  la sección Acerca de la revista → Envíos → Directrices para autores/as



  1. En la Sección de Inicio


La guía para revisores/as no está enlaza en ninguna sección de la web de la revista, pero podemos encontarla en http://renhyd.org/index.php/renhyd/pages/view/normreferees. En ella además de una serie de recomendaciones para los revisores se puede encontrar una plantilla que los/as revisores/as tienen disponible para la realización de las revisiones de los manuscritos asignados.

En la sección de avance online o en la Sección Actual (http://renhyd.org/index.php/renhyd/issue/view/35), estarán disponibles aquellos manuscritos que ya han sido aceptados por parte de los/as editores/as, y revisados por el editor de edición (Rodrigo Martínez), paso previo a su publicación final. 


Desde la sección de archivo (http://renhyd.org/index.php/renhyd/issue/archive), se puede acceder a  todos los números publicados hasta la fecha en la revista. 


En la Sección Área personal encontrará su área de trabajo en función de si usted es Editor/a, Revisor/a o Autor/a.


En el caso que nos atañe, nos centraremos en la sección de Editor/a. Si pinchamos en esta sección, nos aparecerán los siguientes apartados:

  • Sin asignar. En este apartado se encuentran los artículos recientemente introducidos en el sistema, que aún no han sido asignados a editores. La editora jefa (Eva María Navarrete) será la encargada de hacer un primer cribado para decidir si el artículo debe pasar a revisión por pares o es rechazado. La editora jefa podrá consultar con algún/a editor/a en el caso que fuera necesario para que emita una recomendación basada en su experiencia en la temática. Las principales razones por las que un artículo puede no pasar a revisión son la falta de estructura, o bien, una temática no vinculada a la revista.

  • En revisión. En este apartado se encuentran todos los artículos asignados a un editor/a, y que aún no han sido aceptados para su publicación por la revista. Estos manuscritos pueden encontrarse pendientes de asignación de revisores/as, esperando la respuesta de revisores/as, con una decisión editorial tomada de publicación con modificaciones o reenviar a revisión. 

  • En edición. En este apartado se encuentran los artículos aceptados para su publicación en la revista pero que están pendientes de revisión por el editor de edición (Rodrigo Martínez) antes de su publicación en avance online. 

  • Archivos. En este apartado se encuentran los artículos que no están en ninguno de los apartados previos, bien porque han sido publicados en avance online, publicados definitivamente o rechazados para su publicación.


2.3. Sección “En revisión” dentro del apartado Editor/a > Envíos

Al acceder a esta sección (recordar que para poder acceder a esta sección debemos estar identificados previamente), nos aparece una tabla de 10 columnas con los datos de todos los artículos que se encuentran en esta fase del proceso editorial. 

Si queremos restringir a los que tenemos asignados como editores/as, basta con filtrar por “Asignado a: Yo”.


A continuación se va a detallar lo que significa la información de cada columna de esa tabla.

  • Columna 1. ID. Es el número identificativo que la revista a asignado al artículo.

  • Columna 2. DD-MM ENVIADO(S). Fecha en la que fue enviado el artículo. Es importante tener en cuenta este dato, puesto que la política de la revista indica que se debe dar una respuesta antes de 2 meses.

  • Columna 3. SECC. Se refiere a la sección en la que se ha integrado el artículo (original, revisión, protocolo, etc.).

  • Columna 4. AUTORES/AS.

  • Columna 5. TÍTULO

  • Columna 6. EVALUACIÓN POR PARES PREGUNTAR. Es la fecha en la que se ha realizado el contacto con los revisores

  • Columna 7. PLAZO. Indica si hay revisores a punto de caducar su tiempo de revisión, o bien, que ya haya sido sobrepasado. En estos casos sería conveniente contactar con ellos por si requieren más tiempo o han tenido algún problema al recibir la invitación.

  • Columna 8. HECHO. Fecha de recepción de la respuesta del revisor.

  • Columna 9. NORMATIVA. Fecha del envío de la decisión editorial a los/as autores/as.

  • Columna 10. SE. Siglas del editor/a asignado.



Para acceder a la información completa de un artículo se debe pinchar sobre el título. Tras ello, se abre una ventana con todos los datos desplegados del envío. Además en la parte superior podemos encontrar un menú con las siguientes secciones:


  • Resumen. En este apartado se incluye toda la información que proporcionaron los/as autores/as cuando subieron el manuscrito a la plataforma de la revista. Además se incluye información de los/as editores/as asignados al manuscrito. Este apartado puede ser consultado por el o la editor/a asociado/a asignado/a, pero solo debería ser modificado por la editora jefe (Eva Mª Navarrete), el editor de edición (Rodrigo Martínez) y/o el editor gestor (Eduard Baladia). 

  • Revisión. En este apartado se encuentran toda la información sobre los/as revisores/as asignados al manuscrito, así como, información de las decisiones editoriales que han sido tomadas sobre el manuscrito. Este apartado deberá ser gestionado tanto por los/as editores/as asociados/as asignados/as al manuscrito

  • Edición. En este apartado se encuentran toda la información referente a la edición del manuscrito. Este apartado será gestionado sólo por el editor de edición, con excepción de cuando un artículo sea aceptado, en cuyo caso el o la editor/a asignado deberá comunicarle al editor de edición este hecho (será explicado más adelante) 

  • Historial. En este apartado se encuentran todos los eventos registrados en la plataforma sobre el manuscrito  y correos enviados a todos/as los/as implicados en este manuscrito (editores/as asignados; autores/as y/o revisores)

  • Referencias. 


2.4. Sección de revisión dentro de cada artículo

Esta sección incluye varios apartados como son:

  • Envío. En este apartado se encuentra tanto la información de los/as autores/as, título, sección, los/as editores/as asignados y documentos que incluyen tanto el manuscrito como documentos complementarios. 

  • Evaluación por pares. Este apartado va a incluir toda la información que tiene que ver con los/as revisores/as del manuscrito. 

  • Decisión editorial. Este apartado va a incluir toda la información que tiene que ver con las decisiones editoriales del manuscrito. 


2.4.1. Apartado de envío

Para poder empezar el proceso editorial es necesario que haya cargada una versión del manuscrito que garantice la revisión por pares, y que deberá subirse con el botón “examinar” de cargar una versión para revisar corregida. 


Los aspectos que debe cumplir un manuscrito para garantizar una revisión anónima pueden consultarse pinchando sobre el enlace “GARANTIZAR UNA REVISIÓN ANÓNIMA”. Además se debe tener en cuenta que no aparecen los nombres de los/as autores/as ni ninguna información que pueda identificarles, es posible que en algunas partes del manuscrito se incluya la palabra “cegado”


Esta tarea la realizará la editora jefa previa a la asignación del manuscrito al o la editor/a asociado/a asignado. Sin embargo, es necesario que todos/as prestemos atención a que se garanticen las revisiones anónimas.

 

2.4.2. Apartado de evaluación por pares

Dentro de la sección revisión el envío seleccionado, en el apartado de Evaluación por pares, existe la posibilidad de seleccionar revisores/as y de ver los rechazos o cancelaciones previos si ya le hemos seleccionado previamente a los/as revisores/as.


Si entramos en la opción “SELECCIONAR REVISOR/A”, se abre una ventana, en la cual aparece la base de datos de personas que están dadas de alta en el sistema con rol de revisor/a. Podemos seleccionar un/a revisor/a haciendo uso del filtro. Podemos buscar revisores por área de interés, por nombre,  apellidos, nombre de usuario/a o correo electrónico del autor/a


También podemos asignar el rol de revisor/a a un usuario del sistema (Ej. Un autor que ha enviado algún documento previamente a la revista y que es acorde a la temática que se evalúa).


Y a continuación buscaremos al usuario/a y apretando a la acción “Dar de alta a un usuario/a”  procederemos a incluirlo en la base de datos de revisores/as. 


También podemos dar de alta un revisor/a nuevo con el botón “CREAR UN NUEVO REVISOR/A”. En esta opción es muy importante reflejar los datos obligatorios (Nombre, filiación, email, e intereses de revisión – indicando cada palabra clave separada por “,” para que el sistema reconozca diferentes palabras). Si la persona en concreto no ha sido informada previamente de que va a ser invitada, podemos seleccionar la casilla de envío de correo de bienvenida, la cual generará un email tipo con una invitación.



Si el usuario ya ha sido dado de alta en el sistema en alguna ocasión, al introducir su email aparecerá un mensaje de alerta, y por tanto, lo que habrá que hacer es asignarle el rol de revisor/a como se ha indicado anteriormente. 

Una vez que hayamos seleccionado a los/as revisores/as para un manuscrito es importante enviarle el correo de invitación. Para ello, habrá que darle al sobrecito que aparece en el apartado de SOLICITUDES


En la parte correspondiente a cada revisor/a dentro del manuscrito aparecerán los plazos de solicitud, aceptación y entrega de sus comentarios. Además, en el icono parecido a un globo se podrán ver los comentarios realizados, que como editores/as debemos tener en cuenta para la decisión final. Además de los comentarios del o de la revisor/a, podrá subir un documento Word con la plantilla de revisión que aparece en la guía para revisores.


Una vez revisada la evaluación realizada por el o la revisor/a no, el editor/a asociado deberá comunicar a cada revisor/a que ha recibido la revisión. Para ello, en el apartado confirmación tendrá disponible un sobre de correo para enviarla.


Y a continuación saldrá una ventana con la carta formateada para enviar a revisor/a, bastará con darle a enviar correo. 


El o la editor/a asociado tampoco puede olvidarse de dar una puntuación (de 1 baja a 5 alta) a la evaluación realizada al revisor/a. Este paso es importante porque para volver a enviarle una nueva revisión se tendrá en cuenta la puntuación media con la que cuenta el revisor/a. 

Una vez que se haya puesto la puntuación, es importante registrar la puntuación. Una vez completada, aparecerá la fecha en la que se realizó la puntuación. 


2.4.3. Apartado de decisión editorial

En base a la revisión del artículo y de los comentarios realizados por los/as revisores/as, el o la editor/a deberá emitir una decisión. En primer lugar, se seleccionará la decisión para registrar en la plataforma antes de enviársela a los/as autores/as. 


Las decisiones que podemos registrar serían: 

  • Aceptar el envío: si selecciona esta opción significa que el artículo es de una calidad aceptable para ser publicado, independientemente de que se deban realizar mejoras en el estilo de escritura. Piense que después de la aceptación, pasará por dos revisiones de estilo; 

  • Publicable con modificaciones: si selecciona esta opción significa que los/las autores/as deben atender a todas las sugerencias de mejora que usted y el otro revisor/a externo indicará en el informe, ya sean grandes cambios o pequeños. El/la editor asignado es quién verificará que las sugerencias de los/las revisores han sido implementadas por los/las autores/as. Usted no volverá a revisar el documento con dichas implementaciones; 

  • Reevaluable: si selecciona esta opción significa que los/las autores/as deben atender a todas las sugerencias de mejora que usted y el otro revisor/a externo indicará en el informe, y suele usarse cuando los cambios sugeridos son muy grandes o bien cuando depende de la respuesta de los autores/as que el artículo sea rechazado (normalmente por cambios que afectan a conocer más detalles de la metodología, lo que puede generar, al conocer más detalles, el rechazo por descubrir algún aspecto metodológico inadecuado y no solucionable). En este caso, usted está pidiendo al editor que tras el proceso de implementación de las sugerencias de los/las autores, exista una segunda ronda de revisiones, que puede ser con usted misma o con otros revisores/aso publicable: si selecciona esta opción significa que el artículo será rechazado, sin oportunidad de mejora para los/as autores/as. Teniendo en cuenta la visión y objetivos de la revisión por pares, sólo deberá tomarse esta decisión cuando se prevea que el artículo no pueda ser mejorado, ya sea por fallos en la metodología o bien porque los autores/as no resuelven adecuadamente las sugerencias de mejora.


NOTA IMPORTANTE: el editor/a puede considerar tomar una decisión distinta a la tomada por los/las revisores/as cuando considere que el juicio y decisión de los/las revisores/as no es el adecuado. En el caso de que un/a editor/a tenga dudas sobre el veredicto a tomar con el artículo puede comentarlo con la editora jefa o con otro/a editor/a con el fin de proporcionar una decisión lo más objetiva posible. 

Sea como fuere, el editor/a informará adecuadamente de la decisión tomada finalmente, tanto a los/las autores/as como a los/las revisores/as.

En aquellos supuestos que la decisión del editor/a sea no publicable, la decisión del rechazo debe estar bien justificada, ya que en ocasiones los/as autores/as piden explicación al respecto.

Una vez nuestra decisión ha sido registrada, podemos enviar la decisión a los/as autores/as. Para ello, damos al sobrecito de notificar al autor/a y escribimos nuestros comentarios junto con los comentarios de ambos revisores/as. En el caso de que el texto sea muy largo, es preferible incluir un resumen en el recuadro y adjuntar un documento más extenso con todo el texto.


Al darle al sobrecito se genera un modelo de correo para enviar la decisión a los/as autores/as basado en la decisión que hayamos registrado. Salvo que la decisión haya sido “aceptar envío”, en el correo es importante, además de notificar la decisión, dar un listado de recomendaciones de mejora del manuscrito, tanto de formato, información relevante, cuestiones relacionadas con las citas bibliográficas o con las guías que deben seguirse (STROBE, CONSORT, PRISMA…).

En caso de solicitar una modificación del texto o del resumen, debemos asegurarnos de que los autores lo modifican, no sólo en el documento subido a posteriori sino en la sección de metadatos, que se encuentra en la parte de resumen de la zona superior. Es decir, si le hemos solicitado cambios en el título, los/as autores/as, el resumen y/o las referencias bibliográficas deberemos solicitar que cambien esta información también en los metadatos. Este punto es de vital importancia porque estos datos son los que luego son indexados en la bases de datos y, aunque el editor de edición (Rodrigo Martínez) se encarga de revisar todos estos datos, todos/as debemos contribuir a que estos datos no presenten erratas. 


Tras la notificación a los/as autores/as de que un artículo es aceptado, debemos seleccionar la versión del documento que se enviará a edición. Debajo de la notificación a los/as autores/as aparecerá un listado con las versiones que tiene el documento (versión de revisión, versiones de los/as autores/as y versión del editor. Hay que seleccionar la versión definitiva y clicar en el botón de “Enviar a Corrección de originales”. En este punto, es muy importante asegurar que se envía una versión limpia del manuscrito, es decir, sin marcas en el texto, sin control de cambios, con todas las secciones del artículo incluidas, etc. En el caso de que existan imágenes o tablas como archivos complementarios (fuera del documento), debemos incluirlas todas en el mismo documento con la versión final a enviar. Para ello, utilizamos el botón “Examinar”, seleccionamos el documento que hemos preparado y clicamos en “cargar”. El nuevo documento con la versión final limpia, incluidas las figuras y tablas, aparecerá como “Versión del editor/a”.


Hecho esto, el artículo directamente desaparecerá de la sección “En revisión” y aparecerá en la sección “En edición”.

Además, en el apartado “Corrección de originales” de la sección de “Edición”, deberemos clicar en “Asignar corrector/a de originales” y asignar a Rodrigo Martínez el manuscrito.


Además, debemos enviarle un correo al editor de edición para que se active la asignación en el sistema y sea consciente de la tarea. Para ello, seleccionaremos el sobrecito que hay en corrección inicial y nos saldrá un correo preformateado para enviarlo al editor. En el caso de que debamos informar sobre algún aspecto que deba tener en encuenta el editor podemos incluirlo en el correo. 


3. Esquema del proceso editorial para un editor/a asociado

Proceso editorial desde que se recibe el manuscrito hasta que se emite una primera decisión (este proceso no puede conllevar más de 3 meses y el reto para este año es conseguir emitir en 2 meses).

 

Tras la primera decisión pueden ocurrir los siguientes escenarios.


4. Errores más frecuentes que se encuentra el editor de edición sobre los manuscritos.

En este apartado se detallan algunos de los aspectos a tener en cuenta durante el proceso editorial y antes de enviar a Corrección de originales.

  • La extensión del resumen/abstract no debe superar las 300 palabras: aunque en la Guía de autoría no hay un límite específico para esta sección, se toma de referencia el estándar de 300 palabras (aprox.) por resumen. Durante el proceso editorial, hay que cuantificar el número de palabras y evitar resúmenes demasiado extensos.

  • Los material y métodos no deben presentar resultados: es frecuente encontrar trabajos en los que, mientras se detalla el proceso de la investigación o las variables, presentan ciertos datos de los resultados como parte de la sección Material y métodos.

  • El número de tablas y figuras debe ser coherente: aunque en la Guía de autoría no hay un límite específico en el número de tablas y figuras, su uso y cantidad deben estar plenamente justificados. Se recomienda no superar el número de 3 entre tablas y figuras, aunque se permiten más si se estima necesario. Se debe revisar la idoneidad de las tablas y figuras incluidas en el trabajo teniendo en cuenta que sean autoexplicativas y que aporten datos relevantes y muy específicos.

  • El orden de las citas debe ser correlativo: es necesario comprobar que las citas se mantienen en orden y no se ha perdido ninguna después de haber aplicado los cambios y sugerencias durante el proceso editorial. Hay que prestar especial atención a aquellas figuras y tablas que presentan citas, ya que estas deben estar en orden correlativo con la posición en la que se nombra la figura o tabla (aunque estas se presenten al final del documento).

  • Las conclusiones no llevan citas y se presentan en un único párrafo: el apartado de conclusiones debe interpretar los resultados para responder a los objetivos primarios y secundarios. Esta interpretación debe ser una creación exclusiva de los autores, por lo que no pueden llevar citas asociadas. Además, estas deben presentarse en un único párrafo.

  • La declaración de conflicto de intereses es obligatoria: al final del manuscrito, debe incorporarse la declaración de conflicto de intereses o asegurarse que ha sido incluida en los metadatos del sistema para poder extraerla.

  • El documento que se envíe a Corrección de originales debe ser limpio: antes de enviar a Corrección de originales, el texto del manuscrito (con el título, el resumen/abstract, las palabras clave/keywords, las referencias), las tablas, las leyendas, las figuras y los pies de figuras se incluirán en un único documento. Éste no incluirá marcas, textos en color, control de cambios, comentarios, etc.